Die Besonderheiten der Qualifikationen, Rechte und Pflichten von Aufsichtsratsmitgliedern in kommunalen Unternehmen sowie deren Auswahl ist in dem Leitfaden Nr. 2 des Ministeriums des Innern des Landes Sachsen-Anhalt näher erläutert.
Die BSC ist die Verbindung zwischen der Entwicklung einer Strategie und deren Umsetzung. Sie zeigt die geplanten Ziele auf, "übersetzt" diese in ein steuerungsrelevantes System von Zielvereinbarungen und fördert somit die Kommunikation im Unternehmen und regt zum bewussten Handeln an.
Die BSC betrachtet nicht nur die finanzielle Perspektive mit den monetären Kennzahlen eines Unternehmens, sondern erweitert die Betrachtung um weitere Faktoren/Perspektiven.
Personalwirtschaftlich dient das Instrument in der Regel zur Bemessung einer erfolgsabhängigen Vergütung für das geschäftsführende Organ und für die Belegschaft.
Beigeordnete sind auf die Dauer von sieben Jahren als hauptamtliche Beamte zu bestellen. Sie werden im Benehmen mit dem Bürgermeister vom Gemeinderat je in einem besonderen Wahlgang gewählt. Gemeinden mit mehr als 25.000 Einwohnern können außer dem Bürgermeister einen Beigeordneten, Kreisfreie Städte mehrere Beigeordnete in das Beamtenverhältnis auf Zeit berufen, wenn die Hauptsatzung dies vorsieht (Siehe hierzu: § 65 GO-LSA).
Für Kommunen sind in wirtschaftlicher Hinsicht die Beteiligungen der Vermögenssicherung (Bestandsicherheit), Haushaltsstabilität (Nachhaltigkeit) sowie Werthaltigkeit (Rentabilität) verpflichtet. Die Beteiligungen erfüllen dabei öffentliche Aufgaben, so dass die Gewinnorientierung nicht der vorrangig bestimmende Faktor ist. Ziel ist es, dass die übertragenen öffentlichen Aufgaben qualitativ und quantitativ, sicher und rechtlich einwandfrei erfüllt werden.
Beteiligungen der Stadt Halle (Saale) sind diejenigen Unternehmen, an denen sie sowohl unmittelbar als auch mittelbar beteiligt ist. Eine unmittelbare Beteiligung besteht für die Stadt Halle (Saale) an Unternehmen, bei denen sie als Gesellschafter fungiert. Mittelbare Beteiligungen sind Unternehmen, bei denen die unmittelbaren Beteiligungen der Stadt Halle (Saale) wiederum Gesellschafter sind.
Im Rahmen des Beteiligungs-Controllings wird von der BMA, nach den Vorschriften des § 118 GO-LSA, jährlich ein Beteiligungsbericht erstellt. Der Beteiligungsbericht dient der Information der Ratsmitglieder und der Einwohner. Er ist dem Stadtrat sowie der Kommunalaufsicht vorzulegen. Im Weiteren wird quartalsweise ein Beteiligungs-Report, der Aufschluss über die wirtschaftlichen und unternehmerischen Perspektiven der wichtigsten kommunalen Unternehmen gibt, erstellt. Die städtischen Vertreter in den Unternehmensgremien werden auf deren Wunsch durch die BMA unterstützt. Im Zuge dieser strukturierten Mandatsbetreuung erhält die BMA eine Ausfertigung der Sitzungsunterlagen als Grundlage für eine Analyse. Ein Analyse-Tool wird bei der Erstellung von Reports der Wirtschaftsplänen und Jahresabschlüssen sowie den bereits angeführten Quartals-Reports genutzt.
Wesentliche Leistungsbestandteile des operativen Beteiligungscontrollings sind:
- Wirtschaftsplananalysen
- Unterjähriges Berichtswesen als Plan/Ist-Vergleiche
- Jahresabschlussanalyse
- Weitere Standardauswertungen (Zeitreihenvergleiche und Ad hoc Analysen)
- Übergabe der Datenbank für das Benchmarking.
Unter Beteiligungsmanagement ist nicht lediglich die Verwaltung der städtischen Beteiligungen zu verstehen. Das Beteiligungscontrolling und strategisches Beteiligungsmanagement gehören ebenso zum Leistungsumfang wie die Bearbeitung von Sonderaufgaben zur Vermeidung von Haushaltsausgaben. Eine Vorstellung von der Vielschichtigkeit erhält man bei der Betrachtung der Aufgaben und Befugnisse der BMA.
Zu den Aufgaben des strategischen Beteiligungsmanagements gehören die Beratung des Verwaltungsrates, insbesondere des/der Oberbürgermeisters/in in strategischen, konzeptionellen und strukturellen Fragen, die im Zusammenhang mit der Verbesserung der wirtschaftlichen Situation der Stadt stehen. Darüber hinaus sind weitere wesentliche Aufgaben:
- Durchführung von Portfolio-Analysen
- Anwendung von Steuerungsinstrumenten
- Beratung bei Personalentscheidungen
Die berichtspflichtigen Beteiligungen haben unaufgefordert spätestens einen Monat nach Quartals-Ende eine Quartalsberichterstattung der BMA zur Verfügung zu stellen. Aus diesen Informationen erstellt die BMA, im Rahmen des Beteiligungs-Controllings, den Beteiligungsreport.
Ein durch die BMA erstellter Beteiligungs-Report beinhalten folgende Punkte:
-
Statusbericht der Beteiligungen
- Abweichungsanalyse
- Sonderberichterstattung (Risiko-Berichte und Management-Reports)
Darüber hinaus definiert die Beteiligungsrichtlinie der Stadt Halle (Saale) die Kernaufgaben der BMA, insbesondere die Erstellung des Beteiligungsberichts, Erstellung des Beteiligungs-Reports, Durchführung der Mandatsbetreuung sowie das Führen der Gesellschafterakten.
Für die Stadt Halle wurde das Beteiligungsportfolio in folgende vier Cluster eingeteilt:
- Cluster 1: Beteiligungen, die sachzielorientiert tätig sind und mittelfristig mit feststehendem Zuschuss durch die Stadt Halle (Saale) unterstützt werden
- Cluster 2: Beteiligungen, die sachzielorientiert tätig sind und mittelfristig mit reduziertem Zuschuss durch die Stadt Halle (Saale) unterstützt werden
- Cluster 3: Beteiligungen, die ertragszielorientiert tätig sind und in keinem Wettbewerb zu anderen Unternehmen stehen
- Cluster 4: Beteiligungen, die ertragszielorientiert tätig sind und in direktem Wettbewerb zu anderen Unternehmen stehen.
Die Abkürzung "Doppik" steht für doppelte Buchführung in Konten. Dabei folgt die Doppik den Vorschriften des Handelsgesetzbuches, den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung und Bilanzierung (Vgl.: § 7a i.V. m. § 1 HGrG).
Mit dem Gesetz über ein Neues Kommunales Haushalts- und Rechnungswesen für die Kommunen im Land Sachsen-Anhalt sind Kommunen und kommunale Verbände verpflichtet, ihre Geschäftsvorfälle nach dem System der doppelten Buchführung in ihrer Finanzbuchhaltung zu erfassen.
Die kamerale Betrachtung des Geldverbrauchs von Ein-/Auszahlungen wird durch die doppische Darstellung der Veränderung des Vermögens sowie der Schulden transparenter.
Das doppische Rechnungswesen einer öffentlichen Verwaltung unterteilt sich in:
- Vermögensrechnung (entspricht der Bilanz - Darstellung der tatsächlichen Vermögens-/Schuldenlage),
- Ergebnisrechnung (entspricht der GuV - Auskunft über Erträge und Aufwendungen) und
- Finanzrechnung (entspricht der Kapitalflussrechnung - entspricht vereinfacht der klassischen kameralen Rechnung und gibt Auskünfte über die Ein- und Auszahlungen.
Dieser englische Begriff bezeichnet die "gebührende Sorgfalt" und steht für die Analyse und Prüfung der rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse eines Unternehmens, die der Käufer eines Unternehmens vornimmt, um sich davon zu überzeugen, dass die Annahmen, auf die er sein Kaufangebot gründet, zutreffen und dass alle wesentlichen Risiken im Kaufvertrag berücksichtigt werden.
Bei Datenbankanwendungen wird die grafische Benutzeroberfläche - bestehend aus Formularen und Berichten - als Frontend bezeichnet.
Gemeindeordnung (GO)/
Gemeindeordnung des Landes Sachsen-Anhalt (GO-LSA)
Die Gemeinde ist Grundlage und Glied des demokratischen Staates. Sie verwaltet in eigener Verantwortung ihre Angelegenheiten im Rahmen der Gesetze mit dem Ziel, das Wohl ihrer Einwohner zu fördern (Siehe: § 1 GO-LSA). Die Gemeinde kann im Rahmen der Gesetze ihre eigenen Angelegenheiten durch Satzung regeln. (Siehe: § 6 GO-LSA)
Die Gemeindeordnung ist eine Sammlung von Regeln, Richtlinien und Vorschriften für Gemeinden und Städte des Landes Sachsen-Anhalt. Die GO-LSA setzt sich aus sechs Teilen zusammen:
- Teil: Wesen und Aufgaben einer Gemeinde
- Teil: Verfassung und Verwaltung einer Gemeinde
- Teil: Gemeindewirtschaft
- Teil: Aufsicht
- Teil: Übergangs- und Schlussbestimmungen
- Teil: Übergangsvorschriften zur kameralistischen Haushaltsführung
Gemeinderat/Stadtrat
Der Gemeinderat besteht aus den ehrenamtlichen Mitgliedern (Gemeinderäte) und dem Bürgermeister. In Städten führen die Gemeinderäte die Bezeichnung Stadträte. Vorsitzender des Gemeinderates ist der ehrenamtliche Bürgermeister, im Übrigen ein zu wählender Gemeinderat (Siehe: § 36 GO-LSA).
Der Gemeinderat wird in allgemeiner, unmittelbarer, freier, gleicher und geheimer Wahl von den wahlberechtigten Bürgern auf die Dauer von fünf Jahren gewählt (Siehe § 37 GO-LSA).
Der Gemeinderat ist die Vertretung der Einwohner und das Hauptorgan der Gemeinde. Der Gemeinderat ist im Rahmen der Gesetze für alle Angelegenheiten der Gemeinde zuständig, soweit nicht der Bürgermeister kraft Gesetzes zuständig ist oder ihm der Gemeinderat bestimmte Angelegenheiten übertragen hat. Er überwacht die Ausführung seiner Beschlüsse und sorgt beim Auftreten von Missständen in der Gemeindeverwaltung für deren Beseitigung durch den Bürgermeister (Siehe hierzu § 44 GO-LSA).
In der Geschäftsordnung sind Richtlinien festgeschrieben, die das Handeln und die Arbeit von Gremien regelt. Wichtige Regelungen einer Geschäftsordnung sind Einberufung/Einladung/Teilnahme von Satzungen, Tagesordnung, Sitzungsverlauf, Vorsitz, Beschlussfassung, Abstimmungsmodus, Niederschrift usw.
Gesellschafter/-in
Als Gesellschafter werden Teilhaber oder Mitglieder von Gesellschaften bezeichnet. Diese beteiligen sich mit einer Kapitaleinlage an Gesellschaften und erwerben dabei Rechte und Pflichten.
Die Stadt Halle (Saale) als Gesellschafter sowie der/die Oberbürgermeister/-in als Vertreter des Gesellschafters übernimmt die fachliche Steuerung und Überwachung der Beteiligungen.
Dabei unterliegen die Beteiligungen dem Einfluss des Gesellschafters Stadt Halle (Saale) und seinen strategischen und fachlichen Vorgaben. Sie erfüllen öffentliche Aufgaben, so dass die Gewinnorientierung nicht der vorrangig bestimmende Faktor sein kann. Ziel der Stadt Halle (Saale) ist, dass die an eigenständige Organisationsformen übertragenen Aufgaben qualitativ und quantitativ, sicher und rechtlich einwandfrei erfüllt werden.
Die Gemeinde darf sich in Angelegenheiten der örtlichen Gemeinschaft auch außerhalb ihrer öffentlichen Verwaltung in den Rechtsformen des Eigenbetriebes, der Anstalt des öffentlichen Rechts oder in einer Rechtsform des Privatrechts wirtschaftlich betätigen, wenn
- ein öffentlicher Zweck die Betätigung rechtfertigt,
- wirtschaftliche Betätigungen nach Art und Umfang in einem angemessenen Verhältnis zur Leistungsfähigkeit der Gemeinde und zum voraussichtlichen Bedarf stehen und
- sie im Rahmen des § 123 nachweist, dass sie den Zweck besser und wirtschaftlicher als ein anderer erfüllt oder erfüllen kann.
Alle Tätigkeiten oder Tätigkeitsbereiche, mit denen die Gemeinde an dem vom Wettbewerb beherrschten Wirtschaftsleben teilnimmt, um ausschließlich Gewinn zu erzielen, entsprechen keinem öffentlichen Zweck (Siehe: § 116 GO-LSA).
Die Gesellschafterakte ist eine Sammlung von Unterlagen und Dokumenten einer Beteiligung. Die Gesellschafterakte beinhaltet:
- Gesellschaftsvertrag/Satzung
- Geschäftsordnungen
- Besetzung der Gremien
- Beschlüsse der Gesellschafterversammlungen/ Hauptversammlungen/
- Eigenbetriebsausschüssen
- Berichte der Wirtschaftsprüfer zu den Jahresabschlüssen einschließlich der
- Anlagenbände
- Beschlüsse des Stadtrats zu den Beteiligungen sowie Arbeitsverträge mit der Geschäftsleitung.
Gesellschafterakten der Stadt für unmittelbare Beteiligungen werden von der BMA geführt. Die Gesellschafterakten für mittelbare Beteiligungen werden bei der Beteiligung geführt, die die direkte Gesellschafterstellung hat.
Gesellschaftervertrag/Satzung
Der Gesellschaftsvertrag einer Gesellschaft ist eine Sammlung von Vorschriften und Regeln, die die Gesellschaft und das Handeln der Gesellschafter definiert. Dabei sind die Regelungen zu den Rechten und Pflichten der Gesellschafter von großer Bedeutung.
Durch den Gesellschaftsvertrag verpflichten sich die Gesellschafter gegenseitig, die Erreichung eines gemeinsamen Zweckes in der durch den Vertrag bestimmten Weise zu fördern.
Der Gesellschaftsvertrag ist Voraussetzung für die Entstehung der Gesellschaft.
Ein Gesellschaftsvertrag kann enthalten:
- Vertretung der Gesellschaft im Außenverhältnis
- Befugnisse der Gesellschafter im Innenverhältnis
- Frage der Haftung
- Verteilung des Gewinns
- Frage der Fortsetzung bei Ausscheiden eines Gesellschafters.
Bei der Aktiengesellschaft wird der Gesellschaftsvertrag auch Satzung genannt.
Der Gesellschaftsvertrag einer GmbH (§§ 2, 3 GmbHG) sowie die Satzung einer AG (§ 23 AktG) bedarf notarieller Form, ist von allen Gesellschaftern zu unterzeichnen und zum Handelsregister einzureichen. Darüber hinaus muss der Gesellschaftsvertrag enthalten:
- Firma und Sitz der Gesellschaft,
- Gegenstand des Unternehmens,
- Betrag des Stammkapitals/Grundkapitals usw.
Haushaltskonsolidierung bezeichnet das Vorgehen zur Verringerung eines Defizites und Stabilisierung des Haushaltes einer Gebietskörperschaft, beispielsweise der Stadt Halle (Saale). Damit soll eine Sicherung, Vergrößerung bzw. Wiederherstellung des finanziellen Spielraums der Stadt erreicht werden. Die Beteiligungen leisten einen entscheidenden Beitrag zur Konsolidierung des städtischen Haushalts. Maßnahmen, die eine Senkung ermöglichen können, sind die Erhöhung der Einnahmen (z.B. Ausschüttungspolitik, Verkauf von Anteilen), die Senkung der Ausgaben (z.B. Reduzierung von Zuschüssen, Leistungskürzung) oder die Umschuldung (z.B. Ablösung teurer Kredite mit geringer verzinsten).
Die Gemeinde hat ihre Haushaltswirtschaft so zu planen und zu führen, dass die stetige Erfüllung ihrer Aufgaben gesichert ist. Dabei ist den Erfordernissen des gesamtwirtschaftlichen Gleichgewichts grundsätzlich Rechnung zu tragen. Die Haushaltswirtschaft ist sparsam und wirtschaftlich zu führen.
Der Haushalt ist in jedem Haushaltsjahr in Einnahmen und Ausgaben auszugleichen. (Siehe § 156 Abs. 3 GO-LSA)
Kann der Haushaltsausgleich entgegen den Grundsätzen des § 156 Abs. 3 nicht erreicht werden, ist ein Haushaltskonsolidierungskonzept aufzustellen. Das Haushaltskonsolidierungskonzept dient dem Ziel, die künftige, dauernde Leistungsfähigkeit der Gemeinde zu erreichen (§ 158 Abs. 3 GO-LSA).
Die Stadt Halle (Saale) ist finanziell mit ihren Beteiligungen verbunden. Die kommunale Finanzkraft wird über erzielte Gewinne der Beteiligungen, die in Form von Ausschüttungen und Gewinnabführungen an den Gesellschafter Stadt Halle (Saale) fließen, gestärkt. Gleichzeitig erfolgt über angemessen dimensionierte Zuschüsse eine effiziente und gerechte Verteilung von Kapital an die Beteiligungen, um deren Geschäftstätigkeit zu finanzieren. Den Finanzbeziehungen kommt damit eine wichtige Steuerungsfunktion zu.
Der Jahresabschluss ist die rechnerische Abbildung/Zusammenfassung des unternehmerischen Geschäftsjahres. Er soll ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage einer Beteiligung wiedergeben. Nur so ist es möglich, die finanzielle Lage und den Erfolg der Beteiligung festzuhalten und darauf aufbauend Analysen, Planungen sowie Strategien abzuleiten.
Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung bilden den Jahresabschluß. Der Jahresabschluß ist nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung aufzustellen. Er muß klar und übersichtlich sein (Siehe § 243 HGB).
Die Bilanz (§ 266 HGB) soll das Verhältnis des Vermögens und der Schulden darstellenden. Die Gewinn- und Verlustrechnung ist eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs (Vgl. § 275 HGB).
Der Jahresabschluss hat zwei wichtige Funktionen:
Informationsfunktion (Dokumentation des Geschäftsjahres - Basis für Analysen, Reports, Planungen und Entscheidungen) sowie
Bemessungsfunktion (Steuer & Ausschüttungen).
Die Beteiligungen mit einer mittelbaren oder unmittelbaren Mehrheitsbeteiligung der Stadt erstellen gemäß § 121 GO-LSA einen Jahresabschluss nach den Bestimmungen für große Kapitalgesellschaften. Bei mittelbaren Minderheitsbeteiligungen soll versucht werden, eine vergleichbare Regelung in den Gesellschaftsvertrag aufzunehmen.
Die gesetzlichen Vertreter einer Kapitalgesellschaft haben den Jahresabschluß (§ 242 HGB) um einen Anhang zu erweitern, der mit der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung eine Einheit bildet, sowie einen Lagebericht aufzustellen.
Der Jahresabschluß der Kapitalgesellschaft hat unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Kapitalgesellschaft zu vermitteln (§ 264 HGB).
Der Jahresabschlussreport gehört zu den Instrumenten des operativen Beteiligungscontrolling und wird im Rahmen der Mandatsbetreuung als fundierte Entscheidungsunterstützung erstellt. Dabei werden die Beteiligungsdaten, d.h. der Jahresabschluss der Beteiligung im Hinblick auf die Vorgaben der Stadt Halle (Saale), analysiert und geprüft. Er dient der Überwachung der Einhaltung und Sicherstellung der wirtschaftlichen Ziele der Beteiligungen und ist Basis für Empfehlungen und Handlungsentscheidungen.
Der Jahresabschluss-Report kann enthalten:
- Analyse wirtschaftlichen Kennzahlen
- Analyse von Abweichungen (Plan/Ist, Jahresvergleich)
- Analyse möglicher Risiken
und soll so einen Einblick in die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Beteiligung ermöglichen.
Methode der Buchführung der öffentlichen Verwaltung, bei dem die Einnahmen und Ausgaben, d.h. nur die Geldströme, erfasst werden. Dabei werden die Einnahmen und Ausgaben im Haushalt einer Kommune systematisch erfasst und gegenübergestellt. Auf die Erstellung einer Bilanz sowie einer Gewinn- und Verlustrechnung gemäß § 264 HGB wird verzichtet.
Kennzahlen - betriebswirtschaftlich
Kennzahlen sind Maßstabswerte für einen betriebswirtschaftlichen Vergleich. Dabei werden quantitative Informationen zusammengefasst. Kennzahlen dienen der Steuerung und Kontrolle von Maßnahmen, der Risikoerkennung sowie zur Entscheidungsunterstützung.
Zu den wichtigsten Kennzahlen gehören die Kennzahlen der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage einer Beteiligung:
- Kennzahlen zur Vermögenslage: Verhältnis Anlage-/Umlaufvermögen zum Gesamtvermögen uvw.
- Kennzahlen der Finanzlage und Kapitalstruktur: Eigenkapital-/Fremdkapitalquote, Verschuldungsgrad uvw.
- Kennzahlen zur Ertragslage: Gesamtleistung, Umsatz, Jahresergebnis, Bilanzsumme, Umsatzrentabilität, Cashflow, Gesamtkapitalrentabilität, Eigenkapitalrentabilität uvw.
Aufgaben im Rahmen des Leih-Managements werden zeitweise zur personellen Unterstützung übernommen. Die Bearbeitung von Sonderaufgaben dienen dabei der Vermeidung von Haushaltsausgaben.
Der Begriff Leistungsportfolio steht für bereitgestellte Leistungen, Produkte, Werkzeuge und Konzepte im Rahmen des Beteiligungsmanagements der Stadt Halle (Saale) gemäß Satzung. Dabei wird eine stetige Verbesserung der Leistungen sowie der Qualitäts-Standards angestrebt.
Zu den Leistungen gehören alle Arbeiten im Rahmen der Beteiligungsverwaltung sowie des Beteiligungscontrollings. Des Weiteren gehören zu den wesentlichen Aufgaben die Betreuung von Mandatsträgern sowie die Erstellung informativer Berichte, Analysen und die Bereitstellung weiterer Entscheidungshilfen.
Als strategischer Berater bringt sich die BMA in die Erarbeitung von Zielen, Strategien und Prozessoptimierungen insbesondere zur Verbesserung der Wirtschaftskraft bzw. der strategischen Ausrichtung des "Konzerns Stadt Halle (Saale)" ein.
Bericht, in dem die Ursachen einer negativen Abweichung des prognostizierten Jahresergebnisses gegenüber dem Planergebnissen dargestellt und analysiert werden. Bei einer negativen Abweichung, im Sinne der Beteiligungsrichtlinie der Stadt Halle (Saale) (Vgl. Beteiligungsrichtlinie, Stand 26.05.2010, Kapitel 5.2), sind von der Geschäftsführung der Beteiligung Zusatzinformationen zu erbringen, die dem Management-Report zu Grunde gelegt werden.
Der Management-Report wird im Rahmen der unterjährigen Berichterstattung erstellt.
Bei einem Mandat handelt es sich um ein Amt, bei dem der Mandatsträger die Vollmacht zur Ausübung bestimmter Interessen (Bürger/Stadt) besitzt. Die Städtischen Vertreter in den Unternehmungsgremien werden auf deren Wunsch durch die BMA als deren satzungsgemäße Aufgabe unterstützt (vgl. § 2 Abs. 3 der BMA-Satzung). Die BMA ist dazu berechtigt, die städtischen Vertreter in den Aufsichtsgremien zu unterstützen und zu beraten, soweit die BMA eine Mandatsbetreuung der Mitglieder des Aufsichtsgremiums übernommen hat. Dabei ist die BMA i.S.v. § 395 AktG zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Zu den wichtigsten Aufgaben im Rahmen der Mandatsbetreuung gehören Sichtung, Kontrolle und Kommentierung der Sitzungsvorlagen, das Vorbereiten von Stellungnahmen sowie die Bereitstellung standardisierter Auswertungen und Reports sowie Handlungsempfehlungen.
Die Abkürzung MIS steht für Management-Informations-System und ist ein computergestütztes System, das dem Benutzer Informationen zur Verfügung stellt. Dabei werden Zwischenanwendungen eines komplexen Softwaresystems (Middleware) genutzt.
Die Abkürzung "OCR" bedeutet "Optical Character Recognition" und steht für "optische Zeichenerkennung". Es ist ein Verfahren zur optischen Erkennung von Zeichen, Symbolen, Ziffern und ganzen Texten. Dabei werden Dokumente und Unterlagen durch Einscannen erfasst. Die eigentliche Texterkennung erfolgt mit Hilfe einer Software, die den dargestellten Text erkennt, d.h. indexiert.
Als "Indexierung" wird die Vergabe von Schlagwörtern bezeichnet, d.h. Zuordnung von Deskriptoren/Schlagwörtern zu einem Dokument zur Erschließung der darin enthaltenen Sachverhalte.
Dieses Vorgehen erlaubt eine digitale Archivierung sowie die papierlose Verarbeitung von Informationen. Dies ermöglicht einen schnelleren Zugriff sowie zeitgleiche Mehrfachnutzung von Dokumenten, Erstellung automatischer Auswertungen/Reports, verbesserte Suche und Recherchemöglichkeiten uvm.
Der Begriff "Outsourcing" steht für die Ausgliederung von städtischen Aufgaben und Bereichen aus der Kernverwaltung. Das Hauptaugenmerk gilt der optimalen Erfüllung eines öffentlichen Zwecks. Eine Beteiligung vor dem Hintergrund einer reinen Gewinnorientierung widerspricht der GO-LSA und ist somit nicht gestattet (Vgl. § 116 GO-LSA). Eine wirtschaftliche und effiziente Aufgabenrealisierung ist jedoch ebenso von Interesse wie positive Beiträge zum städtischen Haushalt.
Vorteile, die eine Ausgliederung von Aufgaben aus der Kernverwaltung mit sich bringen kann:
- Kostensenkung
- wirtschaftlichere und qualitativere Angebote der Stadt
- politische Gestaltung
- Fokussierung und Spezialisierung der eigentlichen Aufgabe
- Sicherung und Schaffung zukunftsorientierter Arbeitsplätze sowie
- Stabilisierung des städtischen Haushalts
Merkmal zur Messung und Bewertung von Zielen einer Beteiligung im Rahmen der Balanced Score Card. Die Finanzperspektive beinhaltet monetäre Kennzahlen, wie z. B. Einhaltung von Budgets, Profitabilität u.ä.
Perspektive - Kunden/Markt/Umfeld
Merkmal zur Messung und Bewertung von Zielen einer Beteiligung im Rahmen der Balanced Score Card. Die Kunden-, Markt- und Umfeldperspektive stellt Veränderungen im unternehmerischen Umfeld dar, wie z.B. Steigerung des Marktanteils, Wachstum u.ä.
Merkmal zur Messung und Bewertung von Zielen einer Beteiligung im Rahmen der Balanced Score Card. Die Personalperspektive enthält Kennzahlen zu den Mitarbeitern, wie u.a. Qualifizierungen, Krankheitstage, Arbeitsstunden usw.
Perspektive - Prozesse/Projekte
Merkmal zur Messung und Bewertung von Zielen einer Beteiligung im Rahmen der Balanced Score Card. Die Prozess- bzw. Projektperspektive bewertet Betriebsabläufe anhand repräsentativer Steuerungsgrößen.
Die Portfolio-Analyse ist ein Analyse- und Planungsinstrument, das eine übersichtliche gedankliche Strukturierung eines Unternehmens ermöglicht. Ziel der Portfolio-Analyse ist die Betrachtung eines Gesamtunternehmens. Strategische Geschäftseinheiten (SGE) werden dabei nicht einzeln, sondern in einem ganzheitlichen Konstrukt des Verbundes aller SGE betrachtet. Die einzelnen strategischen Geschäftseinheiten lassen sich anhand von definierten Kriterien in eine Matrix einordnen und so veranschaulichen.
Die Portfolio-Analyse steht für ein umfassendes Instrument, welches eine ganzheitliche Betrachtung der Unternehmensaktivitäten und eine Abstimmung dieser Aktivitäten auf eine übergeordnete, insbesondere strategische Zielsetzung ermöglicht. Darüber hinaus finden komplexen Umweltbeziehungen (Chancen und Risiken) sowie Unternehmensbeziehungen (Stärken und Schwächen) Berücksichtigung.
Im kommunalen Bereich der Stadt Halle (Saale) sind alle städtischen Beteiligungen sowie die Verwaltung der Stadt als Gesamtheit „Konzern Stadt“ zu betrachten, welcher einheitliche Strategien verfolgt. Eine Beteiligung steht dabei für ein strategisches Geschäftseinheit.
Die Portfolio-Analyse ermöglicht es, Handlungsempfehlungen zu formulieren, die sich an den Strategien Investition, Desinvestition und selektive Entscheidungen orientieren.
Im Portfoliobestand der Stadt Halle (Saale) befinden sich die Beteiligungen. Diese werden, nach Wirtschaftlichkeit, in sogenannte Cluster gruppiert. Dabei werden interne und externe Faktoren sowie Chancen und Risiken im Umfeld einer Beteiligung sowie Stärken und Schwächen innerhalb der Beteiligung berücksichtigt. Der vorrangig bestimmende Faktor ist nicht nur die Gewinnorientierung, sondern, dass die Stadt Halle (Saale) die öffentlichen Aufgaben qualitativ und quantitativ, sicher und rechtlich einwandfrei erfüllt.
Die Portfolio-Analyse zeigt auf, welche Beteiligungen die Umsetzung langfristiger kommunaler und/oder ökonomischer Ziele der Stadt Halle (Saale) als Konzern unterstützen und wie bzw. nach welchen Kriterien dies erfolgen soll.
Vierteljährliche Zwischenberichtserstattung der Beteiligungen der Stadt Halle (Saale). Berichtspflichtig sind alle direkten Beteiligungen der Stadt Halle (Saale) und alle mittelbaren Beteiligungen, an denen die Stadt mit mindestens 50% beteiligt ist.
Wichtige berichtspflichtige Kennzahlen sind beispielsweise:
- Anzahl der Mitarbeiter
- Anzahl der Auszubildenden
- Höhe der kumulativen Investitionen
- Höhe des kummulativen Umsatzes
- Höhe des kumulativen Ergebnises
- Angabe eines bestehenden Risikos im Sinne des Risikomanagements usw.
Diese und ggf. weitere Informationen werden von den Beteiligungen zur Verfügung gestellt und dienen als Basis für den quartalsweise erstellten Beteiligungs-Report. Die genaue Zusammensetzung sowie die Struktur der Informationen ergibt sich aus der Anlage 6 der Beteiligungsrichtlinie.
Der Begriff kommt aus dem Finanz- und Bankwesen und steht für ein Verfahren zur Beurteilung, Bewertung oder Einstufung von Entscheidungen, Unternehmen, Investitionsalternativen, Sachverhalten o.ä.
Unter Berücksichtigung einer Vielzahl von Faktoren, beispielsweise den wirtschaftlichen Verhältnissen (Vermögens-, Finanz- und Ertragslage), Strategien, Potentialen, Branchen usw., kann nach der Bewertung eine Aussage über die Wahrscheinlichkeit des Nichteintretens der Erwartungen (Ausfall) sowie über die Bonität (Zahlungsfähigkeit, Kreditwürdigkeit) getroffen werden. Dies stellt eine wichtige Entscheidungshilfe dar.
Das Rating stellt eine wichtige Entscheidungshilfe mit hoher Markttransparenz zur Beurteilung der wirtschaftlichen Verhältnisse, zum Bestandsrisiko von Beteiligungen und von Investitionsentscheidungen dar. Diese Informationen dienen der Unterstützung der Aufsichtsgremien bei Entscheidungen über künftige Entwicklungen der Beteiligungen. Rating ist ein Instrument/Werkzeug zur strategischen Steuerung sowie Optimierung von Beteiligungen. Dazu werden betriebswirtschaftliche Kennzahlen mit denen von Marktteilnehmern verglichen.
Als Risiko wird die zum jeweiligen Betrachtungsstichtag gegebene Unsicherheit bezeichnet, ob in Zukunft eine Vermögensminderung aufgrund einer bestimmten Ursache entstehen kann (Siehe: Beteiligungsrichtlinie der Stadt Halle vom 26.05.2010, Kapitel 5.2).
Sofern nach Auffassung der eigenverantwortlichen Geschäftsleitung ein Risiko vorhanden ist, erstellt die Geschäftsleitung einen zusätzlichen Risikobericht, der die gegebenen und zu erwartenden Risiken abbildet. Mit dem Risikobericht wird die Schaffung eines Risikobewusstseins und die effiziente Steuerung bestehender Risiken bezweckt.
Meldepflichtig sind Risiken, deren Eintritt wahrscheinlich ist und deren voraussichtliche Schadenshöhe mehr als 20 % des Ergebnisses der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit oder mehr als 20 % des jährlich geplanten Ertrags- und Investitionszuschusses ausmacht und die von der Geschäftsleitung beeinflussbar sind.
Nicht meldepflichtig sind Risiken, deren Eintritt unwahrscheinlich oder möglich ist.
Das Risikocontrolling misst und überwacht Risikopositionen mit dem Ziel, Maßnahmen der Gegensteuerung schnellstmöglich zu ergreifen. Dabei werden in allen Bereichen der Planung, Steuerung und Kontrolle, mögliche Risiken beachtet. Großes Augenmerk liegt außerdem auf der rechtzeitigen Erkennung von kritischen Situationen und der Lösung von Problemen.
Das kommunale Beteiligungscontrolling soll der Verwaltungsführung bei der Steuerung ihrer Beteiligungen (Gesamtsteuerung im Konzern Stadt) durch den Aufbau und Pflege eines Planungs-, Kontroll- und Informationssystems dienen.
Das Risikocontrolling von Beteiligungen kann in zwei Bereiche eingeteilt werden:
Risikomanagement - Messung, Bewertung und Steuerung von Risiken, die die Beteiligungen direkt beeinflussen. Dazu sind Analysen und Maßnahmen, die die Geschäftsleitung der Beteiligungen einleiten und prüfen, von Bedeutung.
Risiko-Raster - Messung, Bewertung und Steuerung von Risiken, die die Beteiligungen direkt und durch die Geschäftsleitung indirekt beeinflussen. Dazu sind Analysen und Maßnahmen, die der Inhaber einer Beteiligung einleitet und prüft, von Bedeutung.
Zur Risikofrüherkennung gehören die unmittelbare systematische Erfassung, Beobachtung oder Überwachung der Risikopositionen einer Beteiligung. Der Fortbestand der Beteiligung soll durch frühzeitige Erkennung gefährdender Entwicklungen und der frühzeitigen Ergreifung von Gegenmaßnahmen gesichert werden.
Der quartalsweise erstellte Beteiligungs-Report gibt Aufschluss über die wirtschaftlichen und unternehmerischen Perspektiven sowie möglicher Risiken. Dabei werden betriebswirtschaftliche Kennziffern analysiert und Stärken/Schwächen aufgezeigt. Der Bericht stellt dabei ein wichtiges Instrument zur Risikofrüherkennung dar.
Das Risikomanagement steht für Maßnahmen der Geschäftsführung im Zusammenhang mit Geschäftsrisiken.
Dabei können die Schwerpunkte in vier Bereiche unterteilen werden:
- Risikoidentifikation - erkennen und aufzeigen aktueller und künftiger Risiken, intern sowie extern
- Risikobewertung - Berücksichtigung von Eintrittswahrscheinlichkeiten, Bewertung des Risikoportfolios (die Summe aller einzelnen Risiken können große Effekte nach sich ziehen)
- Risikosteuerung - Maßnahmen zur Verminderung sowie Vermeidung von Risiken, (Abweichung von gesetzten Zielen verhindern)
- Risikokontrolle - Vergleich der tatsächlichen mit der geplanten Risikosituation, (Darstellung der Entwicklung von Risiken im Zeitverlauf)
Der quartalsweise erstellte Beteiligungs-Report gibt Aufschluss über die wirtschaftlichen und unternehmerischen Perspektiven sowie mögliche Risiken. Dabei werden betriebswirtschaftliche Kennziffern analysiert und Stärken/Schwächen aufgezeigt. Der Bericht stellt dabei ein wichtiges Instrument zur Risikofrüherkennung dar.
Das Risikoraster wurde entwickelt, um einen Beteiligungsrisikofaktor (BRF) zu bestimmen. Es ist ein Instrument zur Früherkennung von finanziellen Risiken aus den Beteiligungen für die Stadt Halle (Saale), zur Stärken-/Schwächenanalyse und damit letztlich zur frühzeitigen Gegensteuerung durch die Stadt.
Mit dem Risikoraster wird ein Risikofaktor ermittelt, der eine zusammengefasste Aussage darüber ermöglicht, mit welcher Wahrscheinlichkeit die jeweilige Beteiligung in den nächsten Jahren ihren geplanten finanziellen Verpflichtungen gegenüber der Stadt nachkommen kann.
Die Ermittlung des Risikorasters erfolgt durch Übertragung wirtschaftlicher Unternehmenskennzahlen in das Risikorasterformular. Das Ergebnis dieser Ermittlung ist ein unternehmensindividueller Risikofaktor.
Für die Ermittlung des BRF werden folgende Kriterienkomplexe bewertet:
- Finanziellen Verhältnisse
- Marktstellung/Wirtschaftliches Umfeld
- Managementqualität
Die Gewichtung dieser Kriterien ist nach Branche und Unternehmensgröße verschieden. Insofern sollen die erarbeiteten Risikoraster eine Diskussionsgrundlage für die Gremien der Stadt und für die Geschäftsleitung der Beteiligungen sein, um insbesondere aus dem im Raster implizit enthaltenen Stärken/Schwächen-Analyse Handlungsempfehlungen abzuleiten.
Der Begriff "Schrankentrias" ist die Bezeichnung für drei rechtliche Kriterien, an denen die Zulässigkeit einer kommnalwirtschaftlichen Betätigung gemessen wird.
Die Schranken der kommunalen wirtschaftlichen Betätigung ergeben sich aus der Gemeindeordnung des Landes Sachsen-Anhalt gemäß § 116 GO-LSA:
- öffentlicher Zweck
- angemessenes Verhältnis zur Leistungsfähigkeit der Gemeinde und zum voraussichtlichen Bedarf
- Nachweis besserer und wirtschaftlicherer Zweckerfüllung im Vergleich zu einem privaten Dritten.
Eine Sonderberichterstattung setzt sich im Wesentlichen aus dem Risikobericht der Beteiligung sowie dem erstellten Management-Report zusammen. Die Sonderberichterstattung wird im Rahmen des Beteiligungs-Reports und nur nach Erfordernis erstellt. Es werden Abweichungen und identifizierte Risiken dargestellt und analysiert.
Eine Sonderberichterstattung wird angefertigt:
- bei einer negativen Abweichung des prognostizierten Jahresergebnisses vor Ertragsteuern gegenüber dem Plan für alle unmittelbaren Beteiligungen, die aus dem städtischen Haushalt für die eigene Geschäftstätigkeit einen Ertragszuschuss erhalten, sowie
- bei einer Abweichung von mehr als 10 % und mindestens 100.000 € für alle übrigen Beteiligungen.
Neben der betriebswirtschaftlichen Rendite einer Beteiligung wird auch deren Gemeinwohl orientierter Beitrag für die Kommune ermittelt. Dazu zählen Beiträge auf den Gebieten der Arbeitsmarktpolitik, Investitionen, Instandhaltungen, Stadtumbau, Haushaltskonsolidierung, Sponsoring, Wirtschaftsförderung sowie kommunal-strategische Leistungen.
Mit Hilfe der Stadtrendite werden die Ergebnisbeiträge aller Beteiligungen für die Stadt Halle (Saale) transparent und bewertbar gemacht.
Die städtischen Beteiligungen schaffen mit ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit einen gesellschaftlichen Mehrwert, der sich nicht nur in den Einnahmen der Gesellschafter, der öffentlichen Hand sowie den Löhnen und Gehältern der Mitarbeiter widerspiegelt, sondern auch in weiteren Wirtschafts- und Lebensbereichen wirkt und zur Erreichung wohlfahrtsökonomischer Ziele beiträgt. Beteiligungen sind als wichtige Einnahmequelle der öffentlichen Hand von hoher Bedeutung. Die Ausschüttungen und Konzessionsabgaben der Beteiligungen dienen der Stärkung des städtischen Haushalts.
Kurzfristige und konkrete Maßnahmen, durch die eine Strategie umgesetzt werden soll.
Steuerungsgrößen - strategisch
Langfristige ( >3 Jahre) und zum Teil noch eher unkonkrete Maßnahmen, durch die eine Strategie umgesetzt werden soll.
"Success-Stories" steht für die Darstellung erfolgreich abgeschlossener Projekte. Dabei soll auf bewährte Methoden und Prozesse der Abwicklung eines Projekts aufmerksam gemacht werden.
Der Ausdruck "Synergie-Effekt" bezeichnet die Auswirkungen, die sich durch Zusammenwirken verschiedener Kräfte auf eine Gesamtleistung ergeben. Dabei kann das Ergebnis dieses Zusammenwirkens, das sich beispielsweise durch Übertragung und Vereinheitlichung von Aufgaben für eine Gesamtheit ergibt, größer sein als das Ergebnis eines jeden einzelnen Beteiligten.
Synergien zu nutzen bedeutet Prozesse, Aufgaben und Leistungen zu bündeln, die bislang in mehreren Bereichen parallel erbracht worden sind. Dies ermöglicht eine Steigerung der Effizienz dieser Prozesse, dadurch die Verringerung von Fehlern und somit Kostensenkung.
Um Synergie-Effekte in Kommunen wahrzunehmen, eignen sich vor allem Prozesse, die sich leicht von den Kernaufgaben der Verwaltung separieren lassen, nicht geografisch gebunden sind, eine hohe Nachfragemenge besitzen und über weitgehend standardisierte Abläufe verfügen. Dazu gehören insbesondere Aufgaben aus Verwaltung, Einkauf, Finanz- und Personalwesen, IT und Marketing sowie zahlreiche Backoffice-Funktionen.
Beim Transaktionsmanagement werden die Merkmale des Projektmanagements auf eine Transaktion angewandt.
Das Projektmanagement steht für die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Techniken und Methoden während der Umsetzung eines Projekts. Dabei werden Fähigkeiten und Methoden in allen Bereichen der Planung, Steuerung und Überwachung angewendet, um eine erfolgreiche Abwicklung des Projekts zu erreichen. Mithilfe von Projektmanagement soll die Abwicklung eines Projekts zur Erreichung des Projektziels in der geforderten Qualität, geplanten Zeit, mit optimalem Einsatz von Personal und Kapital effizient gestaltet werden.
Als Transaktionsmanagement werden die Aufgaben und Leistungen bezeichnet, die mit einer Transaktion (Geldgeschäft), z.B. dem Kauf/Verkauf von Beteiligungen oder Anteilen verbunden sind.
Als Unternehmensbewertung bezeichnet man Verfahren zur Bewertung und Wertermittlung eines Unternehmens oder einzelner Teile. Dabei werden betriebswirtschaftliche Faktoren und Größen sachgerecht erfasst, bewertet und zu einem vergleichbaren monetären Wert zusammengefasst. Besonders im Rahmen des Transaktionsmanagements stellt die Unternehmensbewertung eines der wichtigsten Instrumente zur Bestimmung eines Kauf-/Verkaufspreises dar.
Bei der Bewertung eines Objekts sind viele Faktoren zu berücksichtigen, dazu zählen beispielsweise die Branche, das Umfeld, mögliche politische oder steuerliche Veränderungen, Eigentumsverhältnisse, Nachfolgeregelungen usw. Dabei sind die Eintrittswahrscheinlichkeiten nicht genau bekannt und müssen abgeschätzt werden.
Ein wichtiges Instrument zur Bewertung von Unternehmen ist der IDW Standard S1 "Grundsätze zur Durchführung von Unternehmensbewertungen".
Der Wirtschaftsplan ist eine vorwiegend monetäre Übersicht der mittelfristig zu erwartenden Entwicklungen/Veränderungen einer Beteiligung. Er bildet die geplante künftige Vermögens-, Finanz- und Ertragslage einer Beteiligung ab. Darin werden insbesondere der zu erwartende Erfolg sowie die zu erwartende Finanzsituation abgebildet. Es ist für jedes Wirtschaftsjahr ein Wirtschaftsplan aufzustellen.
Die Planungen der Beteiligungen sollen, gemäß Beteiligungsrichtlinie der Stadt (Halle), eine Jahresplanung für das Folgejahr und eine Mittelfristplanung über fünf Planjahre enthalten.
Die Planungen sollten bestehen aus:
- Gewinn- und Verlustrechnung, die für das jeweilige Folgejahr zusätzlich quartalsweise zum Zwecke des späteren Reportings zu untersetzen ist
- Bilanz
- Finanzplanung
- Darstellung der Beziehungen zum städtischen Haushalt
- Personalplanung
- Investitionsplanung
- Instandhaltungsplanung
- Planung wichtiger unternehmensspezifischer Leistungsdaten
und werden den satzungsgemäß zuständigen Gremien der Beteiligungen zur Beschlussfassung vorgelegt.
Der Wirtschaftsplan-Report ist ein Bericht über die zu erwartenden Entwicklungen einer Beteiligung der Stadt Halle (Saale). Basis dieses Reports bildet der von der Geschäftsleitung bereitgestellte Wirtschaftsplan. Dabei werden die Plandaten komprimiert, Kennzahlen bewertet, Risiken abgebildet sowie weitere interne und externe Faktoren beachtet. Mit Hilfe des Wirtschaftsplan-Reports soll die zu erwartende Situation einer Beteiligung einschätzbar gemacht werden, um so Handlungsentscheidungen abzuleiten. Der Wirtschaftsplan-Report wird zur Unterstützung im Rahmen des Beteiligungsmanagements zur Verfügung gestellt.
Zu den Informationen und möglichen Bestandteilen des Reports gehören:
- Unternehmensziel/Unternehmensstrategie
- Wirtschaftsplanung/Mittelfristperspektive
- Einordnung im Risikoraster
- Entwicklungsprobleme
- Handlungsempfehlungen für Gesellschafter/Träger.
Die Zufriedenheitsanalyse ist ein Verfahren, um die persönliche Einschätzung zu messen, erfassen, analysieren und darzustellen. Im Vorfeld einer Analyse müssen Daten mit Hilfe von Umfragen oder Fragebögen erhoben werden.
Die Anwendung eines Fragebogens zur Messung der kommunalen Zufriedenheit über die Beteiligungen wird als Instrument bei der Portfolioanalyse der Stadt Halle (Saale) angewendet. Aus diesem Grund wurde ein Fragebogen konzipiert, der die Besonderheiten kommunaler Beteiligungen berücksichtigt und aus drei Teilbereichen besteht:
Zufriedenheit mit der ökonomischen Attraktivität,
Zufriedenheit mit dem kommunal-politischen Beitrag der Beteiligung,
Zufriedenheit der Einhaltung kommunal-rechtlicher Rahmenbedingungen.
Der Begriff des "öffentlichen Zwecks" ist ein unbestimmter Rechtsbegriff, der den Bereich der Daseinsvorsorge anspricht. Der öffentliche Zweck rechtfertigt allerdings ein wirtschaftliches Unternehmen, wenn ein öffentliches Interesse an einer Aufgabenerfüllung besteht.
Die Absicht Gewinne zu erzielen, begründet allein keinen öffentlichen Zweck und reicht daher als Voraussetzung für die wirtschaftliche Betätigung der Gemeinde nicht aus, weil die Aufgabenerfüllung im Vordergrund stehen muss.
Die Beteiligungen der Stadt Halle (Saale) stellen ihre Leistungen in den Bereichen der Daseinsvorsorge, Infrastruktur, Wirtschaftsförderung, Kultur und Soziales zur Verfügung. Hierzu zählen insbesondere die Energieversorgung sowie der Entsorgungsbereich, die Wohnungswirtschaft, der öffentliche Personennahverkehr, ferner soziale Institutionen, Kultur- und Freizeitangebote.